06-14264554 info@ebosfreetype.nl

Mapjes zijn een overblijfsel uit het Outlooktijdperk. Als je een nieuw onderwerp binnenkreeg in je e-mail, maakte je een mapje en dan deed je daar dat bericht in. Vaak zag je vervolgens door de bomen het bos niet meer, want er ontstond een oerwoud en je kon het bericht nooit meer terug vinden. Gmail gebruikt labels en dat werkt veel plezieriger.

Werk in Gmail met labels

In Gmail heet een mapje een label en je kunt hier veel flexibeler mee omgaan dan met mapjes, omdat je berichten op verschillende trefwoorden kunt bewaren. Gmail heeft een goede zoekfunctie, maar ik merk zelf wel dat ik dingen toch onder een bepaald label opberg, omdat ik op die manier snel alle onderwerpen bij elkaar houd van één onderwerp.

Omdat ik alles gelijk uit mijn inbox haal zijn die labels een soort takenlijst per klant en als ik mijn tijd indeel kan ik per klant aan het werk.Voor mij werkt het heel goed en ik vind het heerlijk om die labels vervolgens weer te kunnen verwijderen, want dat betekent dat mijn taak is volbracht. Het doet me nog het meest denken aan het doorschrijven van de papieren die je niet meer nodig hebt… opgeruimd, een heerlijk gevoel.

Je Inbox is geen takenlijst

takenlijst

Je inbox is geen takenlijst, al wordt hij daar wel vaak voor gebruikt. Ik vind het altijd heel prettig als mijn inbox leeg is, want dan weet ik dat er geen onverwachte berichten meer op mij staan te wachten. Ik breng altijd labels aan op het moment dat een bericht nog in mijn inbox staat. Ervaring leert dat als je dat achteraf doet dat dit heel veel tijd kost en eigenlijk een beetje zijn doel voorbij schiet. Je ziet snel genoeg of een bericht één keer voorbij komt, of dat het eigenlijk een soort project is waar je iedere keer nieuwe berichten aan toevoegt. Wel moet je ervoor waken dat als je een soort veredelde takenlijst maakt (of een label met dingen waar je nog wat mee moet) dat dit niet een soort surrogaat inbox wordt, maar dat je eigenlijk bezig bent met het probleem te verleggen. Ik weet inmiddels ook uit ervaring bij een aantal van mijn klanten dat dit een valkuil is. Misschien een goed idee om iedere week op een vast moment even te kijken welke taken inmiddels afgehandeld of achterhaald zijn, zodat je die uit die lijst kunt verwijderen. Opgeruimd en weg… een heerlijk gevoel!

Hoeveel labels gebruik je?

labels

Het aantal labels dat je wil toekennen is heel persoonlijk. Voor een aantal mensen ligt het overorganiseren op de loer en je moet voor jezelf bekijken waar dit vandaan komt. In hoeverre denk je dat die labels je helpen om iets te vinden? Een van mijn klanten heeft wel 500 labels. Elk bericht krijgt vervolgens drie, vier of soms vijf labels. Dit schiet echt zijn doel voorbij, want je hebt meer tijd nodig om dit allemaal te organiseren dan dat je er daadwerkelijk plezier aan hebt.
Voor mij als e-mailassistent is dit je reinste nachtmerrie, want ik ken de filosofie van de mappenstructuur niet. Nadat ik het hier met hem in een persoonlijk gesprek over heb gehad, hebben we het aantal mapjes drastisch kunnen verminderen, maar als je wat dieper in de structuur komt kun je zien dat deze nog steeds aanwezig is. Wat is het ergste wat kan gebeuren als je een mailtje echt niet meer kunt vinden? Kost dit omzet? Word je hier op afgerekend? Hoe vanzelfsprekend is het dat je dit mailtje ooit nog gaat lezen? Vraag jezelf dit soort dingen af!

Hoe helpen labels jou om dingen terug te vinden?

 

 

 

Social

Evelyne

Virtual Personal Assistant en Eigenaar bij EBOS Freetype
Evelyne Bos is een virtual personal assistant voor succesvolle ondernemers. Sinds 2002 oprichter en trotse eigenaar van EBOS Freetype. Met ruim 35 jaar ervaring durf ik te stellen dat met mij in je team een aantal zaken een stuk aangenamer zal worden.

Mijn jarenlange ervaring zal jou zeker helpen om jouw bedrijf te kunnen runnen op de manier die jij wilt. Je bezig houden met dingen die echt belangrijk zijn en weten dat jouw business en klanten bij mij in heel goede handen zijn.
Social