06-14264554 info@ebosfreetype.nl

Weet jij hoe lang twee minuten duurt? Je moet het voor de grap eens timen. Dat is best lang en je kunt best veel doen. Waarom wordt dit principe nu altijd gebruikt bij timemanagement? Het principe is dat het minder werk is om bijvoorbeeld je mail af te handelen als het binnen twee minuten kan, dan het op een takenlijst te schrijven. Bovendien werkt het lekker productief en wordt je to-do-list niet langer dan nodig is.

Met het allergrootste deel van je e-mails hoef je helemaal niets te doen, dat wil zeggen daar hoef jij geen actie op te ondernemen. Krijg je nu een e-mail binnen waar je direct op moet reageren dan adviseer ik ook om dat gelijk te doen.

Vaak is er sprake van het bevestigen van een afspraak, het even opsnorren van informatie, het sturen van inloggegevens als je een online programma hebt dat zijn allemaal van die taken die je in twee minuten kunt doen.

Een andere optie is als de taak te groot is en het eigenlijk niet helemaal duidelijk is wat je precies allemaal moet doen om deze taak goed af te ronden, om hier een ‘project’ van te maken. Een project is niets anders dan een onderwerp waar een aantal taken aan is gekoppeld.

Taken verdelen in projecten

Wij zijn gevraagd om een familiereünie te organiseren op een bepaalde locatie.

Hier heb ik een project van gemaakt. Een project bestaat dan uit een aantal taken van 2 minuten, zodat je ze in één keer af kunt tikken.

Taken waar je dan aan kunt denken zijn:

  • Kiezen van een datum
  • Kiezen van een locatie
  • Informeren of locatie beschikbaar is op deze datum
  • Mail sturen aan familieleden
  • Inventariseren wie mee gaat
  • Enzovoort

Waar gebruik je de twee-minuten-regel niet voor?

Als je lekker aan het werk bent ‘even tussendoor’ een taak van twee minuten doen. Dat haalt je helemaal uit je concentratie en dat is natuurlijk ook niet de bedoeling.

Waar gebruik je de twee-minuten-regel wel voor?

Je gebruikt de twee-minuten-regel als je bijvoorbeeld bezig bent met het organiseren van je mail. Voordat je je mails gaat verplaatsen naar de diverse mappen, bepaal je eerst of je deze mail in twee minuten kunt afhandelen. Kun je dat? Doe het dan direct.

Hoe weet je hoe lang twee minuten duren?

wat doe jij in twee minuten

Omdat je natuurlijk in het begin niet precies weet wat nu twee minuten is en hoe lang dat duurt, zet je een timer. Ik gebruikte hier in het begin de timer van mijn telefoon voor. Inmiddels doe ik het al een tijdje en weet ik ongeveer hoe lang ik met een taak bezig ben. Het is natuurlijk ook helemaal niet erg als je er iets langer mee bezig bent, het gaat om het principe.

Kom van je uitstelgedrag af met de twee-minuten-regel

Deze regel is ook een uitstekend hulpmiddel als je merkt dat je bepaalde taken aan het uitstellen bent, omdat je er om wat voor een reden dan ook tegenop ziet.

Ik vind het altijd lastig om mijn BTW-aangifte te doen. Wat ik mezelf nu heb aangeleerd is om daar in ieder geval twee minuten mee bezig te zijn en daarna mag ik stoppen van mezelf. Vaak stop ik niet voor de klus geklaard is!

Heb jij nog ideeën voor het gebruik van deze twee-minuten-regel? Ik lees ze graag in het commentaarveld hieronder.

Social

Evelyne

Virtual Personal Assistant en Eigenaar bij EBOS Freetype
Evelyne Bos is een virtual personal assistant voor succesvolle ondernemers. Sinds 2002 oprichter en trotse eigenaar van EBOS Freetype. Met ruim 35 jaar ervaring durf ik te stellen dat met mij in je team een aantal zaken een stuk aangenamer zal worden.

Mijn jarenlange ervaring zal jou zeker helpen om jouw bedrijf te kunnen runnen op de manier die jij wilt. Je bezig houden met dingen die echt belangrijk zijn en weten dat jouw business en klanten bij mij in heel goede handen zijn.
Social