06-14264554 info@ebosfreetype.nl

Structuur is heerlijk om te hebben. Jij weet waar je aan toe bent en er is niets prettiger dan normaal. Op het moment dat jij weet dat je om 11.00 uur, 15.00 uur en 17.00 uur je mail checkt en behandelt kun je dit blokkeren in je agenda en daar rekening mee houden. Dit geeft rust en duidelijkheid. Als je dit doorvoert weten je klanten en mensen aan wie jij e-mail stuurt dit ook en kunnen ze daar rekening mee houden. Niemand verwacht dat jij gelijk een antwoord op een mail geeft.

Kun je nagaan wat een indringende plek e-mail heeft ingenomen in onze maatschappij. Vaak krijg je antwoorden op e-mails in de avonduren of in het weekend. Misschien een mooi moment om te kijken in hoeverre je je werk los kunt laten en je echt kunt ontspannen. Er was een tijd dat e-mail nog niet bestond en toen draaide de wereld ook gewoon door. Het is wel zo, dat als je je klanten hiermee verwent, het ook moeilijk terug te draaien is.

Informeer je klanten

afspraken maken geeft duidelijkheid

In je e-mail handtekening kun je aangeven dat je op vaste tijden je e-mail beantwoordt. Mensen weten dan dat ze voor een bepaalde tijd geen antwoord hoeven te verwachten. Je kunt dit natuurlijk ook altijd vertellen als je contact hebt met je klant. Duidelijkheid is fijn en men weet waar hij aan toe is. Houd je wel aan je gemaakte afspraken. Voor jezelf, maar ook zeker voor je klant. Een klant mailt je nu en wil eigenlijk direct antwoord… zou ik ook willen als ik een vraag stel. Grote organisaties hebben zelfs een standaardantwoord waarin ze aangeven dat ze binnen twee dagen PROBEREN te antwoorden, waarom denken wij dan als kleinere organisaties dat wij dit op stel en sprong moeten doen. Zijn wij en is onze tijd minder belangrijk? Ik denk het niet… dus wordt geen slaaf van je e-mail!

Bereikbaarheid tussendoor

e-mail assistent

Een e-mail assistent is iemand die jouw e-mail behandelt. Deze persoon beantwoordt de niet-dringende vragen en kan in geval van calamiteiten op een andere manier dan e-mail contact met jou opnemen. Ik bied deze service aan aan een paar klanten en dat werkt perfect. Ook kun je een telefoonservice inschakelen, want als klanten je niet kunnen bereiken per e-mail zouden ze de telefoon kunnen pakken. Deze service neemt jouw telefoontjes op en geeft een bericht als er iets belangrijks is binnen gekomen. Uit ervaring weet ik dat dergelijke belangrijke mailtjes maximaal één keer per week voorkomen, zelfs vaker niet dan wel. Het is ook een kwestie van mindset om e-mail minder belangrijk te maken dan het is. Vraag jezelf af wat er nu echt gebeurt op het moment dat een mailtje niet binnen vier uur wordt beantwoord en ga door met de dingen die wel belangrijk zijn!

Hoe los jij dit bereikbaarheidsprobleem op?

Social

Evelyne

Virtual Personal Assistant en Eigenaar bij EBOS Freetype
Evelyne Bos is een virtual personal assistant voor succesvolle ondernemers. Sinds 2002 oprichter en trotse eigenaar van EBOS Freetype. Met ruim 35 jaar ervaring durf ik te stellen dat met mij in je team een aantal zaken een stuk aangenamer zal worden.

Mijn jarenlange ervaring zal jou zeker helpen om jouw bedrijf te kunnen runnen op de manier die jij wilt. Je bezig houden met dingen die echt belangrijk zijn en weten dat jouw business en klanten bij mij in heel goede handen zijn.
Social