Structuur is heerlijk om te hebben. Jij weet waar je aan toe bent en er is niets prettiger dan normaal. Op het moment dat jij weet dat je om 11.00 uur, 15.00 uur en 17.00 uur je mail checkt en behandelt kun je dit blokkeren in je agenda en daar rekening mee houden. Dit geeft rust en duidelijkheid. Als je dit doorvoert weten je klanten en mensen aan wie jij e-mail stuurt dit ook en kunnen ze daar rekening mee houden. Niemand verwacht dat jij gelijk een antwoord op een mail geeft.
Kun je nagaan wat een indringende plek e-mail heeft ingenomen in onze maatschappij. Vaak krijg je antwoorden op e-mails in de avonduren of in het weekend. Misschien een mooi moment om te kijken in hoeverre je je werk los kunt laten en je echt kunt ontspannen. Er was een tijd dat e-mail nog niet bestond en toen draaide de wereld ook gewoon door. Het is wel zo, dat als je je klanten hiermee verwent, het ook moeilijk terug te draaien is.
Informeer je klanten
In je e-mail handtekening kun je aangeven dat je op vaste tijden je e-mail beantwoordt. Mensen weten dan dat ze voor een bepaalde tijd geen antwoord hoeven te verwachten. Je kunt dit natuurlijk ook altijd vertellen als je contact hebt met je klant. Duidelijkheid is fijn en men weet waar hij aan toe is. Houd je wel aan je gemaakte afspraken. Voor jezelf, maar ook zeker voor je klant. Een klant mailt je nu en wil eigenlijk direct antwoord… zou ik ook willen als ik een vraag stel. Grote organisaties hebben zelfs een standaardantwoord waarin ze aangeven dat ze binnen twee dagen PROBEREN te antwoorden, waarom denken wij dan als kleinere organisaties dat wij dit op stel en sprong moeten doen. Zijn wij en is onze tijd minder belangrijk? Ik denk het niet… dus wordt geen slaaf van je e-mail!
Bereikbaarheid tussendoor
Een e-mail assistent is iemand die jouw e-mail behandelt. Deze persoon beantwoordt de niet-dringende vragen en kan in geval van calamiteiten op een andere manier dan e-mail contact met jou opnemen. Ik bied deze service aan aan een paar klanten en dat werkt perfect. Ook kun je een telefoonservice inschakelen, want als klanten je niet kunnen bereiken per e-mail zouden ze de telefoon kunnen pakken. Deze service neemt jouw telefoontjes op en geeft een bericht als er iets belangrijks is binnen gekomen. Uit ervaring weet ik dat dergelijke belangrijke mailtjes maximaal één keer per week voorkomen, zelfs vaker niet dan wel. Het is ook een kwestie van mindset om e-mail minder belangrijk te maken dan het is. Vraag jezelf af wat er nu echt gebeurt op het moment dat een mailtje niet binnen vier uur wordt beantwoord en ga door met de dingen die wel belangrijk zijn!
Hoe los jij dit bereikbaarheidsprobleem op?
Evelyne
Mijn jarenlange ervaring zal jou zeker helpen om jouw bedrijf te kunnen runnen op de manier die jij wilt. Je bezig houden met dingen die echt belangrijk zijn en weten dat jouw business en klanten bij mij in heel goede handen zijn.
Laatste blogs van Evelyne (Alles tonen)
- Wil jij ook een leesbevestiging in Gmail? [How-to] - 14 maart 2019
- Ik win steeds vaker grote prijzen, jij ook? - 6 juni 2018
- En dan is je boze mail te snel weg. - 25 mei 2018
Hallo Evelien, het is denk ik een mindset dingetje. Ik ben altijd bereikbaar, maar niet altijd beschikbaar. Ik vind niet dat ik altijd meteen hoef te reageren en dat verwacht ik ook niet van een ander 🙂 Groet, Anneke
Hi Evelien,
Ja werken in blokken van tijd. Ik doe dat ook, heb blokken van tijd waarin ik dingen doe. In deze blokken werk ik het liefst aan mezelf en aan mijn bedrijf. Het is ook fijn om op vast tijd de mail te doen. Dat lukt niet altijd. Wat ook niet erg is. Doorgaans als klanten me echt snel willen spreken, dan sturen ze me een whatsapp, facebookbericht, linkedinbericht. Vragen van alle kanten. Uiteindelijk kies ik wanneer ik daar mee aan de slag wil.
Hoi Annemieke,
dank voor je eerlijke reactie! Veel mensen hebben deze verslaving. 🙂 Ik heb er al eerder een blog over geschreven. Het helpt jou misschien om alle notificaties uit te zetten en echt bewust tijd te plannen om met je mail en sociale media bezig te zijn. Kijk ook eens even wat het je oplevert. Dat leert je relativeren. Groetjes, Evelien
Hoi Anneke,
dank voor je bericht! Ik kan me voorstellen dat je op dergelijke dagen daar snel op wilt en kunt reageren. Nog mooier is natuurlijk als je dat iemand voor je kunt laten doen, dat geeft denk ik nog meer rust! Groetjes, Evelien
Hoi Tineke,
dank voor je bericht! Ik begrijp dat je net voor een afspraak nog op je mail of whatsapp kijkt. Op het moment dat je iemand inschakelt je daarmee te helpen kun je dit soort dingen natuurlijk ook tackelen. Je kunt er ook heel duidelijke afspraken met je klanten over maken. Bijvoorbeeld voor spoedzaken alleen Whatsapp of SMS gebruiken. Groetjes, Evelien
Hoi Saskia, dank voor je reactie. Dat ‘moeten’ en je er niet aan houden herken ik. 🙂 Als jij daar een oplossing voor weet, hoop ik dat je hem deelt! Mocht je hulp nodig hebben, dan weet je me te vinden. Groetjes, Evelien
Hoi Evelien,
Ik ben echt verslaafd aan mijn iPhone en social media. Dat komt omdat ik het en erg leuk vind en het een van mijn hoofdtaken is. Het is een beetje een gewoonte geworden om elk moment dat ‘over’ is te checken wat er gebeurd. Het gevaar is dat je dan afdwaalt en de tijd vergeet. Dus voor mij is een eindtijd heel belangrijk. Dit is wel een lastige voor me, maar door jouw blogs blijf ik er scherp op. Ik weet dat het echt nodig is om dingen af te krijgen.
Gaaf artikel, Evelien! Ik weet uit ervaring dat het goed werkt, structuur, afblokken en vaste tijden voor e-mails (en andere taken). Wanneer ik het doe, werkt het voor mij geweldig. Alleen: ik doe het niet altijd, want vaak staat het me gewoon tegen dat ik iets “moet” doen, gewoon omdat het in mijn agenda staat… raar, want ik zet het er ook zelf in…. 😉
Momenteel heb ik geen oplossing (of ben ik zelf de oplossing) voor mijn bereikbaarheid. Deels omdat ik van bedrijf ben veranderd, en er veel niet meer hoeft op dat vlak, en deels omdat ik niet meer reactief wil werken… dus geen enkele mail is urgent (ahum, dat dacht ik een tijdje echt, maar dat is dus niet waar). Ik hoop ergens in 2016 op een punt te komen dat ik iemand anders daarvoor kan inschakelen… 🙂 Nu nog niet, maar het lijkt me heerlijk. Voor nu wordt mijn bereikbaarheid door mezelf beheerd, daar heb ik een systeem voor dat werkt, voorlopig.
Ik vind het lastig om emails even te laten voor wat ze zijn. Maar als ik met een taak bezig ben, lukt het me wel om me daarop te focussen. Ik ben bereikbaar per telefoon, SMS, WhatsApp en mail en ik beluister voicemailberichten snel. Het is me al een paar keer overkomen dat klanten vlak voor mijn vertrek naar hen toe de afspraak op deze manier annuleerden.
Ik was altijd supersnel met reageren. Maar dat is inderdaad niet altijd nodig en soms is het juist goed om de tijd te nemen voor een antwoord.
Sinds kort werk ik meer in blokken en dat geeft inderdaad meer rust. Ik plan van te voren wat ik ga doen, zet er een tijdsblok voor in mijn agenda en ik houd me er (meestal) aan. Het geeft inderdaad rust om niet elk moment de mail voorrang te geven. Eigenlijk begin is ’s morgens wel graag met mijn mail, ben ook benieuwd wat er binnengekomen is, maar ik ben effectiever als ik eerst met mijn eigen klussen begin, vooral met de lastigste.
Ik geef en organiseer massages bij een groot bedrijf, op mijn massagedag check ik wel tussendoor mijn mail en app en sms, omdat daar afzeggingen en nieuwe aanvragen voor dezelfde dag binnen kunnen komen. Door snel daarop te reageren, verloopt mijn dag soepeler, dan is mijn programma namelijk beter gevuld. Dus in die situatie houd ik mijn tussentijdse controle aan.