06-14264554 info@ebosfreetype.nl

Ondernemers vragen mij vaak hoe ze nu een lege inbox houden. Vaak vinden ze het niet moeilijk om hun inbox leeg te krijgen, maar men denkt dat het discipline inhoudt om je inbox leeg te houden. Eigenlijk is dat niet zo, als je je maar aan één regel houdt, namelijk zodra je een e-mailbericht hebt bekeken gaat hij uit je inbox.

Ik zie vaak dat mensen hun e-mailbericht hebben gelezen en vervolgens laten ze dit bericht in hun inbox staan. Onbewust lees je dat bericht dan nog verschillende keren, omdat toch iedere keer je aandacht er naar getrokken wordt.

Dit houdt wel in, dat je voor iedere e-mail die je leest een beslissing moet nemen. Daarna volgt een actie. Een mail verwijderen is ook een actie!

Ik doe het als volgt.
Een e-mail komt binnen. Daarna beslis ik of ik er wel of niet iets mee moet doen.

Beslisboom om je inbox leeg te houden

Over iedere mail die binnenkomt neem je een beslissing.

1. Weggooien.
2. Doorsturen.
3. Actie ondernemen.
4. Later afhandelen.
5. Archiveren.

weggooien

1: Weggooien

Er is maar heel weinig mail, waar je direct actie op moet ondernemen. Kijk maar eens hoeveel mail je direct weg kunt gooien! Je zult je verbazen.
Ik noem een paar voorbeelden.
– Bedankjes;
– Aanbiedingen (Groupon, Social Deal, Albert Heijn, Vliegwinkel);
– Kalendermeldingen;
– Berichten van Sociale Media;
– Spamberichten;
– Berichten waarin jij bent opgenomen in de Cc.
Kijk daar eens kritisch naar en neem een beslissing of je deze mails wilt blijven ontvangen.

2: Doorsturen

Dit is alle mail die niet voor jou bestemd is. Doorsturen en weggooien (of archiveren).

list-372766_960_720

3: Actie Ondernemen

Ook hier is een ‘gouden regel’ voor. Kun je het binnen twee minuten afhandelen, doe het dan direct en doe het anders later. Je zult verbaasd zijn wat je in twee minuten allemaal kunt doen. Test het maar eens uit!

4: Later Afhandelen

Mijn klanten hebben allemaal een mapje gekregen ‘[naam klant] – nog – antwoorden’. Zij kijken alleen in dit mapje om te zien waar zij op het moment dat zij hun mail verwerken actie op ‘moeten’ ondernemen. Als je dit consequent doet, ga je ontdekken dat mail verwerken helemaal niet zoveel tijd kost. Maak een mapje waar je deze mails inzet en laat je niet meer afleiden door de rest.

archief

5: Archiveren of bewaren

Hier gaat eigenlijk alles in waar je op dat moment niets mee hoeft. Ook hier kun je nog onderverdelingen in maken. Ik heb zelf een mapje ‘later/misschien’. Hierin zet ik alles waar ik ‘ooit’ nog wel eens een keertje wat mee wil doen. Ik kom hier later nog wel eens een keer op terug.

Hebben jullie nog tips die kunnen helpen om je inbox LEEG te houden? Deel ze dan in het reactieveld hieronder, dan kunnen we daar allemaal wat van leren!

Social

Evelyne

Virtual Personal Assistant en Eigenaar bij EBOS Freetype
Evelyne Bos is een virtual personal assistant voor succesvolle ondernemers. Sinds 2002 oprichter en trotse eigenaar van EBOS Freetype. Met ruim 35 jaar ervaring durf ik te stellen dat met mij in je team een aantal zaken een stuk aangenamer zal worden.

Mijn jarenlange ervaring zal jou zeker helpen om jouw bedrijf te kunnen runnen op de manier die jij wilt. Je bezig houden met dingen die echt belangrijk zijn en weten dat jouw business en klanten bij mij in heel goede handen zijn.
Social
× Hoe kunnen we je helpen?