Iedere keer als je je mailbox opent zie je die lange lijst met e-mails waar je nog wat mee ‘moet’. Je ervaart de stress en de druk, maar hoe ga je daar nu op een goede manier mee om?
- Maak in je e-mailprogramma een mapje ‘oud’ en zet daar alle e-mails in die nu in je inbox staan.
- Vanaf het moment dat je nu nieuwe e-mails binnen krijgt, bepaal je per mailtje of je er wat mee moet doen of niet.
Als je niets hoeft te doen met dit mailtje, vraag je jezelf het volgende af:
- Wil ik dit mailtje bewaren? Verplaats het dan direct naar je archief.
Via de zoekmachine van je e-mailsysteem kun je het mailtje weer snel vinden. In een volgende nieuwsbrief leg ik uit hoe je terugkerende mailtjes eenvoudig kunt filteren. - Wil je het niet bewaren? Gooi het dan direct weg!
De prullenbak wordt vaak na 30 dagen automatisch geleegd, dus mocht je je vergissen kun je het mailtje altijd terug zetten.
Als er wel een actie moet volgen op het bericht, doe je het volgende:
- Is een actie aan tijd en plaats gebonden zet deze actie dan in je agenda.
Let op: je agenda is geen to-do-lijst! - Betreft het een actie die je binnen twee minuten kunt doen, doe dit dan gelijk.
- Als een actie meer tijd vergt of ingewikkelder is, zet deze dan op je actielijst.
In een volgende nieuwsbrief ga ik verder in op een goede takenlijst.
Neem elke dag even tijd om in je map ‘oud’ te kijken en bepaal voor elk bericht wat er mee gedaan moet worden op dezelfde manier als dat je dit met nieuwe berichten hebt gedaan.
Als je dit consequent één of twee keer per dag doet, heb en houd je een lege inbox!
Heb jij nog goede tips over hoe jij je inbox leeg houdt?
Evelyne
Virtual Personal Assistant en Eigenaar bij EBOS Freetype
Evelyne Bos is een virtual personal assistant voor succesvolle ondernemers. Sinds 2002 oprichter en trotse eigenaar van EBOS Freetype. Met ruim 35 jaar ervaring durf ik te stellen dat met mij in je team een aantal zaken een stuk aangenamer zal worden.
Mijn jarenlange ervaring zal jou zeker helpen om jouw bedrijf te kunnen runnen op de manier die jij wilt. Je bezig houden met dingen die echt belangrijk zijn en weten dat jouw business en klanten bij mij in heel goede handen zijn.
Mijn jarenlange ervaring zal jou zeker helpen om jouw bedrijf te kunnen runnen op de manier die jij wilt. Je bezig houden met dingen die echt belangrijk zijn en weten dat jouw business en klanten bij mij in heel goede handen zijn.
Laatste blogs van Evelyne (Alles tonen)
- Wil jij ook een leesbevestiging in Gmail? [How-to] - 14 maart 2019
- Ik win steeds vaker grote prijzen, jij ook? - 6 juni 2018
- En dan is je boze mail te snel weg. - 25 mei 2018
Hoi Anne, dank voor je reactie!
Goed plan, fijn artikel! Leest lekker soepel
Beste Agnes,
dat kan ik me voorstellen! 🙂 Toch even een mapje ‘oud’ maken en daar deze 2000 mailtjes inzetten.
Heb je één e-mailadres voor klanten en privé? Anders kun je je privémailtjes naar een map filteren en heb je er ook geen ‘last’ van. Anders even een mapje ‘privé’ maken en daar de nieuwe privémailtjes inzetten. Kun je daar op een ander moment naar kijken.
Probeer het maar even en als het niet lukt, laat het even weten, dan help ik je!
Tot een lege inbox!
Evelien
Beste Tineke,
over je archiefmapjes hoef je je geen zorgen te maken. Tegenwoordig heb je zoveel opslagruimte. Probeer wel iedere dag je inbox leeg te maken, want voor je het weet… als ik je ergens mee kan helpen hoor ik graag.
Tot een lege inbox,
Evelien
Inderdaad handig om het bij te houden. Nu komen er dagelijks zo verschrikkelijk veel mailtjes binnen waarvan ik veel probeer meteen te bekijken en vooral weg te gooien als ik er niets mee doe. Klantenmails bekijk en beantwoord ik wel snel. Maar soms verdwijnen ze ook uit zicht door al die andere mailtjes. Inmiddels heb ik over de 2000 ongelezen mails en dat benauwt me wel vaak.
Goede tips Evelien! Ik probeer dagelijks de mailbox leeg te krijgen, maar laat toch nog te veel staan. De archiefmapjes zitten ook behoorlijk vol. Dus ga ik met jou tips aan de slag!
Hoi Jojanneke,
fijn dat mijn tips je helpen en dank voor je reactie!
Tot een lege inbox! Evelien
Jouw tips zijn zo waardevol. Ik heb ineens mapjes maar nog lang niet klaar. Dus kom maar door met meer tips.