Tegenwoordig kunnen we duizenden mails opslaan in ons archief, maar bedenk je bij ieder bericht of je er in de toekomst nog iets mee zult doen. Bij twijfel bewaren en anders… Delete. Eng, vind je ook niet?

Verwijderen of bewaren?

Wat ik vaak tegenkom bij mijn klanten is dat ze alle e-mailberichten die ze ooit hebben ontvangen bewaren. Stiekem ben ik wel benieuwd naar de filosofie daarachter. Wat heeft het voor een zin om e-mailberichten waarin wordt gevraagd je e-mailadres te bevestigen te bewaren? Wat is het nut om aanbiedingen uit 2010 op te slaan? Waarom ben je bang om e-mails te verwijderen?

Opbergmeubel

klepkastIn de tijd dat ik nog veel brieven per post ontving en het nog de moeite waard was om drie trappen af te lopen om te kijken of er post was, had ik ook al een haat-liefdeverhouding met post. Meestal kwamen er alleen maar blauwe enveloppen en rekeningen en vaak deed ik deze ongeopend in mijn opbergmeubel. Voor de jongere lezers, dit was een kast met een klep waar je vanaf een afstand heel veel dingen in kon mikken. Opgeruimd staat netjes! Er kwam echter altijd een moment dat je die kast weer open moest maken en dan stortte die letterlijk leeg… vluchten kon niet meer.

Zeker 90% van al die brieven konden rechtstreeks de kliko in en de brieven waar ik zo bang voor was… daar moest nog steeds actie op worden ondernomen. Want wat ik ook probeerde… ik kwam er echt niet onderuit.

Getting Things Done

Een aantal jaar geleden heb ik kennis gemaakt met de Getting Things Done-methode. Dit zorgde niet alleen voor een redelijk opgeruimd bureau, maar ook voor een lege inbox.

Bij Getting Things Done zorg je er voor dat je elk voorwerp maar één keer in je handen krijgt. In een verzamelbakje stop je alle losse attributen (stuff) die op je bureau slingeren. Dit zijn alle dingen die normaliter niet op je bureau thuishoren. Dat kan letterlijk van alles zijn: visitekaartjes, post-its, bierviltjes met of zonder aantekeningen, sleutels, boodschappenbriefjes, (on)geopende enveloppen, enzovoorts. Als je besluit om je ‘stuff’ te gaan verwerken, zorg je ervoor dat je ze maar een keer in je handen krijgt. Eenmaal eruit, nooit meer erin. Dat principe.

Voor je inbox doe je hetzelfde. Elk bericht dat binnenkomt bekijk je maar één keer. Voor elk bericht maak je een beslissing. De eerste beslissing is of je er wel of niet iets mee moet doen.

Archiveren of verwijderen

Heb je de beslissing genomen dat je niets hoeft te doen met dat bericht, dan neem je weer twee beslissingen. Wil ik het bewaren, ja of nee? Bij normale ‘stuff’ is de gouden regel, bij twijfel weggooien. Iets waar je toch niets meer mee zult doen neemt alleen maar fysieke ruimte in. En aangezien ik niet op Paleis Soestdijk woon, is ruimte bij mij best kostbaar.

Bij e-mailberichten is het eigenlijk net andersom, bij twijfel bewaren. Je hebt immers genoeg ruimte om al die e-mailberichten te bewaren. Weet je zeker dat je dat bericht niet meer nodig hebt, en dat is vaker dan je denkt, gooi het dan weg. Delete! Opgeruimd staat netjes!

Weg is weg?

klikoNee, op het moment dat je een bericht verwijdert komt het in je Prullenbak (trash). De meeste e-mailprogramma’s bewaren daar de verwijderde berichten nog 30 dagen. Je kunt de prullenbak handmatig leeg maken of instellen in bijvoorbeeld Outlook om automatisch de prullenbak te legen als je Outlook afsluit. Aan jou de keus!

Wil je nog meer tips van mij ontvangen? Download dan mijn gratis e-book: eindelijk je inbox leeg!

Social

Evelyne

Virtual Personal Assistant en Eigenaar bij EBOS Freetype
Evelyne Bos is een virtual personal assistant voor succesvolle ondernemers. Sinds 2002 oprichter en trotse eigenaar van EBOS Freetype. Met ruim 35 jaar ervaring durf ik te stellen dat met mij in je team een aantal zaken een stuk aangenamer zal worden.

Mijn jarenlange ervaring zal jou zeker helpen om jouw bedrijf te kunnen runnen op de manier die jij wilt. Je bezig houden met dingen die echt belangrijk zijn en weten dat jouw business en klanten bij mij in heel goede handen zijn.
Social
× Hoe kunnen we je helpen?